Marc is zaakvoerder van een productiebedrijf. Elke maand krijgt hij een managementrapport met tien KPI’s: omzet, brutomarge, EBITDA, personeelskosten, werkkapitaal en nog een paar andere. Hij leest het rapport, bespreekt het met zijn financieel verantwoordelijke en legt het opzij.
Drie maanden later heeft hij een probleem met zijn productielijn. Een specifieke machine draait al weken op 60% bezetting door een grondstoftekort dat hij niet had zien aankomen. De impact op zijn marge is pas zichtbaar in de cijfers van volgende maand.
De KPI’s waar mark vandaag naar kijkt hebben het probleem niet aangekondigd. Ze hadden het bevestigd nadat het al te laat was.
Het verschil tussen meten en sturen
Veel bedrijven meten wat makkelijk te meten is. Omzet, kosten, marge: die komen rechtstreeks uit de boekhouding en zijn beschikbaar zodra de maand afgesloten is. Maar die cijfers zijn het resultaat van wat er in je bedrijf is gebeurd, niet de oorzaak.
Driver-based KPI’s werken anders. Ze meten de factoren die je resultaten verklaren en voorafgaan. Ze geven je een signaal voor het financieel resultaat zichtbaar wordt.
Operationele drivers in productie
Voor productiebedrijven zijn de relevante drivers vaak operationeel van aard. Bezettingsgraad van machines en productielijnen geeft aan of je capaciteit optimaal benut wordt. Doorlooptijd per order toont hoe efficiënt je productieproces loopt. Uitvalpercentage of kwaliteitsafwijkingen zijn een vroeg signaal voor hogere kosten of klachten verderop in de keten.
Die cijfers zijn beschikbaar voor de maandafsluiting. Wie ze opvolgt, ziet een probleem in de productie al in week twee van de maand, niet drie weken later in een rapport.
Operationele drivers in groothandel
In groothandel liggen de drivers elders. Voorraadrotatie bepaalt hoeveel werkkapitaal er vastzit in stock. DIFOT (Delivery in Full On Time) toont of je klanten krijgen wat ze besteld hebben en wanneer ze het verwachten. Ordergrootte per klant en per segment geeft inzicht in de rendabiliteit van je klantenportfolio.
Een groothandelaar die alleen op omzet stuurt, mist het verhaal achter de omzet. Groeit de omzet omdat de juiste klanten meer bestellen, of omdat er veel kleine orders binnenkomen die je logistiek belasten zonder de marge te verbeteren?
Financiële drivers als verbinding
Naast de operationele drivers zijn er financiële drivers die specifiek zijn voor jouw bedrijf en sector. Brutomarge per productgroep of per klantsegment is zinvoller dan een gemiddelde brutomarge over alles. Cashconversiecyclus, de tijd tussen je aankoop van grondstoffen en de ontvangst van betaling van je klant, vertelt je hoeveel groei je zelf kunt financieren.
Die financiële drivers zijn bedrijfsspecifiek. Een productiebedrijf met lange productiecycli heeft andere kritische ratio’s dan een groothandelaar met hoge voorraadrotatie. De kunst is weten welke drivers voor jouw bedrijf het meest verklarend zijn.
Hoe kies je de juiste KPI’s?
Een goede set KPI’s voor een productiebedrijf of groothandelaar voldoet aan drie criteria. De KPI moet iets meten wat je kunt beïnvloeden. Hij moet beschikbaar zijn voor je de financiële impact ziet. En hij moet een duidelijke link hebben met je strategische doelstellingen.
Dat betekent ook dat je KPI’s regelmatig moet her-ijken. Een bedrijf dat van 10 naar 50 medewerkers groeit, heeft andere stuurinformatie nodig dan in het begin. De KPI’s die relevant waren bij 10 miljoen euro omzet zijn niet automatisch de juiste bij 50 miljoen.
De zelftest
Stel jezelf drie vragen over je huidige KPI’s:
- Meten je KPI’s oorzaken of resultaten? Geven ze je een signaal voor het financieel resultaat verschijnt?
- Heb je KPI’s die specifiek zijn voor jouw sector en bedrijfsmodel, of zijn het algemene financiële ratios?
- Weet elke manager in je bedrijf welke twee of drie KPI’s hij of zij kan beïnvloeden?
Een goede set KPI’s is klein, specifiek en vooruitkijkend. Tien algemene ratio’s in een maandrapport is rapporteren. Drie driver-based KPI’s die je wekelijks opvolgt is sturen.
Wil je weten welke KPI’s het meest relevant zijn voor jouw bedrijf? Plan een gratis kennismakingsgesprek via deze link.
